Arbetstider och arbetspass blir allt mer komplicerade. Det ställer stora krav på korrekt och snabb redovisning av arbetad tid. Det som förut fungerade med lösa lappar, tidblanketter, etc. fungerar inte längre. Kontorets löneadministratörer får en ohållbar och otacksam uppgift om de ska jaga rätt på folk och ”reda ut” var de lagt sin tid.

Alla uppgifter om nedlagd tid kommer ofta in alldeles för sent. Dessutom blir felkällorna många och stora. Inte en chans att företagets ledning får rätt beslutsunderlag. Var uppstår största kostnaden, vilka projekt är lönsamma, var kan vi göra förbättringar? Dessa frågor får då ofta felaktiga svar och risken för felbeslut växer. Den bästa lösningen är att se till att alla följer samma rutiner för tidredovisning, att det är någorlunda enkelt att registrera nedlagd tid (direkt, inte vid månadsslut) och att företagets ledning alltid har tillgång till en korrekt sammanställning över alla nödvändiga detaljer.

Det ditt företag behöver är ett tidredovisningssystem. De allra flesta är datorbaserade. En del körs på datorer/PC i ett nätverk, andra via Internet och vissa har även funktioner mot mobiltelefoni.

De flesta leverantörer av tidredovisningssystem framhäver just tekniken. Men ingen teknik i världen är till någon hjälp om människan som ska använda den inte har kunnandet, viljan eller motivationen att använda den. Nyckeln till ett välfungerande system som verkligen används och gör nytta är även bra utbildning och support.

 

Bofab Timeservices har mer än 30 års erfarenhet av tidsredovisning och mer än tusen företag, från tio upp till tusentals anställda, har förenklat sin administration med tidssystem från oss.Vår affärsidé är att erbjuda marknadens bästa standardsystem för tidredovisning som skapar administrativa vinster för användarna.

Vår utgångspunkt är att din tidredovisning ska bli enklare, roligare och säkrare.

Och det vi har lärt oss efter 30 år branschen är att användarna inte bara kräver ett tekniskt fulländat system, utan också möjligheten att anpassa systemet när förändringar uppstår. Vi har dessutom förstått att anledningen till att vi behåller våra kunder år efter år är att vi erbjuder bra utbildning och personlig support.

Så, utifrån vår långa erfarenhet och de mer än ettusen kunder som vi hjälp igång med tidredovisningssystem - det här är vad du behöver tänka på och kolla upp när du jämför olika system, så du undviker vanliga fallgropar och onödiga misstag:

 

 

 

1.      Vad måste tidredovisningssystemet klara av?
Tänk igenom vilka krav ni har på ett modernt tidsystem och hur det skall vara utformat. Vad vill ni uppnå med systemet – spara tid, hålla reda på projekt/aktiviteter, öka vinsten genom fler fakturerade timmar, etc.?

2.      Vad ska tidredovisningssystemet innehålla?
Komplett tidredovisning för alla arbetstider inkl. skift, flex, frånvaro, avvikelserapportering, övertid, ob-tid, sjukhantering, inställelse och övriga tillägg. Hjälpmedel för schemaläggning. Projektredovisning, för att fördela tiden på projekt, kostnadsställe, kundorder mm. Lättlästa och bra rapporter, med möjlighet att exportera till kalkylprogram.

3.      Hur ska tidredovisningssystemet fungera?
Skall ”kom/gå” rapporteras via nätverksbaserade terminaler, pekskärmar, mobiltelefon/smart-phones, avvikelserapportering eller med hjälp av kort/chip som även kan användas till passerkontroll/tillträde?

4.      Vilka ska ha åtkomst till tidredovisningssystemet?
Vem ska använda systemet och varför? Är det löneadministratörer, projektledare, chefer eller all övrig personal? Vem ska attestera vem, och vem skall kunna korrigera?

5.      Hur ska tidredovisningssystemet utvecklas i framtiden?
Förutom att systemet måste vara lätt och överskådligt att använda för personal och chefer måste det även kunna anpassas till nya behov. Säkerställ att systemet kan växa och utvecklas. Det måste vara skalbart och kunna skräddarsys till framtida behov. Företaget kanske vill att det ska integreras och kommunicera med lönesystem, affärssystem eller HR-system. Systemet måste vara lätt att uppdatera och det ska ha hög driftsäkerhet.

6.      Välj en leverantör som har ett standardprogram som många använder.
Det innebär stabilare programvara och enklare att uppdatera med nya funktioner och uppgraderingar. Naturligtvis skall programmet vara så komplext att det i möjligaste mån går att ställa in regler och beräkningsmodeller som passar just ditt företag. 

7.      Kontrollera att leverantören erbjuder kvalificerad utbildning vid systemstart
Missa inte detta! Det är oerhört viktigt när ett nytt system startas upp att det fungerar bra från starten så att det upplevs positivt av all personal och att de som är systemansvariga kan känna trygghet och säkerhet att sköta systemet och kunna svara på alla möjliga (och omöjliga) frågor från all personal. Därför är det värt att satsa extra mycket utbildningstid redan från början för att slippa lägga massor av tid på att rätta till saker i efterhand om det skulle visa sig vara felaktigt inställt med scheman, avtal mm. 

8.      Ta reda på vem leverantören är och ta en kreditupplysning
Se upp för nykläckta lycksökare. Det spelar ingen roll hur bra systemet är om det inte finns någon leverantör om några år som kan ge support, uppdateringar och vidareutveckla programmet i takt med en förändrad marknad och nya lagar, avtal och regler gällande tidhantering och lön. 

9.      Kontrollera leverantörens referenser
Ring några av leverantörens referenser, gärna inom samma bransch som din, och fråga vad de tycker om systemet samt hur de uppfattar leverantören beträffande support, kvalité och bemötande.

Vill du veta mer om modern tidredovisning - tveka inte att kontakta oss för en pratstund eller ett förutsättningslöst möte.

 

Du kan även boka en tid för att se närmare på vår lösning när vi är på en plats nära dig någonstans från Malmö till Umeå.